Management Patient

Modul Management Patient adalah fondasi ekosistem ClinicOne untuk mengelola siklus hidup pasien secara end-to-end, dari pendaftaran pertama hingga tindak lanjut pasca-treatment. Fokus kita adalah klinik kecantikan non-rawat inap dengan layanan konsultasi, tindakan estetika, membership, dan aftercare. Dokumen ini menjadi panduan arsitektural, fungsional, dan teknis untuk tim bisnis, produk, dan engineering agar membangun solusi yang terstandar, aman, dan mudah dikembangkan.

Sasaran Pembaca

• Operasional Klinik: Front Office, Perawat/Terapis, Dokter, Kasir, Manajer Klinik.

• Tim Produk & Engineering: Analis bisnis, implementor, developer Odoo, QA, dan admin sistem.

• Stakeholder Manajemen: Pengambil keputusan, auditor internal, dan trainer.

Ruang Lingkup & Tujuan

• Ruang Lingkup: Pendaftaran & manajemen data pasien, profil medis ringan, preferensi estetika, consents, penjadwalan, histori treatment, foto before/after, integrasi billing & membership, aftercare & feedback.

• Tujuan Utama:

  1. Satu sumber data pasien yang konsisten (single source of truth).

  2. Alur kerja cepat & aman untuk operasional harian.

  3. Integrasi mulus dengan modul Booking, Treatment, Inventory, Billing/AR/AP, Accounting, Membership, eCommerce, dan Customer Care.

Batasan (Out of Scope)

• Bukan EMR/EHR penuh: tidak mencakup rekam medis klinis mendalam/diagnostik.

• Tidak mencakup rawat inap dan tindakan bedah mayor.

• Kepatuhan regulasi spesifik negara hanya dibahas pada level praktik terbaik (best practices) dan kebijakan internal yang dapat disesuaikan.

Prinsip Desain Inti

1. Delegation Inheritance: clinic.patient menggunakan _inherits = {'res.partner': 'partner_id'} untuk memanfaatkan kemampuan kontak Odoo tanpa duplikasi data, sambil memisahkan domain pasien secara jelas.

2. Privacy by Design: data sensitif diproteksi per peran, audit-trail aktif, dan ekspor data terkontrol.

3. Operability First: antarmuka ringkas, pencarian cepat (MRN, nama, telepon), dan aksi kontekstual (Book, Bill, Follow-up).

4. Extensibility: skema field, relasi, dan views disusun modular untuk mendukung roadmap (portal pasien, e-signature, integrasi WA API, payment gateway, eKYC).

5. Observability: KPI dan log yang memadai untuk memantau kualitas layanan (no-show rate, repeat vs new, kepuasan pasien).

Gambaran Arsitektur Teknis (Singkat)

• Model Inti: clinic.patient (MRN, profil medis ringan & estetika, membership link, consents, photos) mendelegasikan field identitas/kontak ke res.partner via partner_id.

• Relasi Kunci: Appointment (Booking), Treatment Session, Accounting (Invoice/Payment), Inventory (material usage), Membership (tier/poin/saldo), Customer Care (tickets).

• Views: List, Kanban, Form bertab (Identitas, Medical & Aesthetic, Treatment History, Photos, Consents, Chatter).

• Keamanan: ir.model.access, record rules cabang/peran, tracking perubahan pada field sensitif.

Nilai Bisnis & Alur Utama

1. Registrasi Cepat → deteksi duplikasi, generate MRN, set preferensi komunikasi.

2. Konsultasi → catat alergi/kontraindikasi & tujuan estetika, rekomendasikan paket/treatment.

3. Booking & Reminder → sinkron dokter/ruang, notifikasi multi-channel.

4. Sesi Treatment → verifikasi consent, dokumentasi tindakan & material (link Inventory), foto before/after.

5. Billing & Membership → invoice, paket/saldo/poin, akrual benefit.

6. Aftercare & Feedback → panduan perawatan, survei kepuasan, jadwal kontrol.

Kebijakan Data & Kepatuhan (Ringkas)

• Consent per jenis tindakan & komunikasi (WA/Email/SMS).

• Retensi: definisi masa simpan dan prosedur penghapusan/anonimisasi.

• Akses: prinsip least-privilege, masking field sensitif, audit ekspor.

• Korespondensi: template pesan standar yang sesuai kebijakan klinik.

Prasyarat Implementasi

• Odoo 18 CE aktif dengan modul dasar (Contacts, Mail/Chatter, Accounting, Inventory).

• Penetapan sequence MRN, struktur role & group, dan kebijakan onboarding data (impor awal, deduplikasi).

• Kesepakatan naming convention (prefix clinic.), domain validasi, dan standar attachment (foto).

KPI & Keberhasilan

• Waktu registrasi pasien baru (median).

• No-show rate, repeat ratio, kepuasan pasca-treatment.

• Kecepatan pencarian & buka form (< 2 detik untuk dataset besar).

• Akurasi data (duplikasi < X%, missing fields kritikal < Y%).

Cara Menggunakan Dokumen Ini

• Bab I–II: konteks bisnis & istilah.

• Bab III–IV: rancangan model & antarmuka (siap diturunkan ke kode).

• Bab V–VIII: keamanan, otomatisasi, SLA.

• Bab IX: laporan & dashboard.

• Bab X–XV: compliance, migrasi, QA, deployment, operasional, dan roadmap.

• Lampiran: kamus data, akses, wireframe, template impor, dan contoh template pesan.

Terminologi Kunci (Ringkas)

• MRN: Medical Record Number/Patient Code khusus pasien.

• Consent: persetujuan tertulis/elektronik untuk tindakan/komunikasi.

• Before/After: dokumentasi foto progres treatment.

• Membership: tier & benefit (poin/saldo paket) yang terkait pasien.

• Delegation Inheritance: pola _inherits untuk mendelegasikan field dari model lain.