SOP (Standard Operating Procedure)

🎯 Definisi

Standard Operating Procedure (SOP) adalah panduan tertulis yang menjelaskan langkah-langkah standar dalam mengoperasikan modul CRM, Sales, dan Accounting di Odoo 18 CE. SOP memastikan setiap role (Sales Admin, Sales Executive, Finance, Accountant, Manager) bekerja dengan alur yang seragam, disiplin, dan minim error.

🔹 Tujuan SOP

1. Menjamin konsistensi input & proses lintas modul.

2. Mengurangi kesalahan manual (misalnya salah customer, salah harga, lupa follow-up).

3. Mempercepat alur kerja karena semua orang mengikuti pola yang sama.

4. Menjadi dasar training karyawan baru.

5. Menjadi referensi audit dan evaluasi kinerja.

🔹 Struktur SOP

1. Input Data (Contacts & CRM)

   • Standar entry data customer/prospect.

   • Tagging & segmentasi.

   • Update pipeline & follow-up.

2. Sales (Quotation & Order)

   • Pembuatan quotation.

   • Validasi & pengiriman quotation.

   • Konfirmasi menjadi Sales Order.

3. Finance (Invoice & Payment)

   • Pembuatan invoice dari Sales Order.

   • Validasi (posting) invoice.

   • Pengiriman invoice ke customer.

   • Register payment & rekonsiliasi bank.

4. Reporting & Dashboard

   • Membaca pipeline, win/loss ratio, AR aging, dsb.

   • Frekuensi review (mingguan/bulanan).

5. Policy & Control

   • Follow-up policy (anti pipeline stagnan).

   • Lost reason analysis wajib diisi.

   • Escalation ke Manager jika overdue > X hari.

🔎 Contoh Kasus – SOP Sinar Jaya Abadi

• Contacts → hanya Sales Admin yang boleh menambah data baru.

• Quotation → wajib dibuat max 24 jam setelah Opportunity Won.

• Invoice → wajib dikirim ke Finance contact (bukan Procurement).

• Follow-up → tiap quotation harus di-follow-up max H+3.

• Overdue → jika invoice lewat 7 hari → Sales Manager + Finance Manager mendapat notifikasi.

🎯 Manfaat untuk Kita

• Menyatukan alur kerja tim Sales & Finance.

• Membuat proses lebih transparan & bisa dipantau manajemen.

• Menjadi pegangan resmi bagi semua role yang terlibat.

📍 Selanjutnya kita siap masuk ke detail pertama dalam SOP: Input Contact → oleh Sales Admin.