Invoice wajib divalidasi sebelum kirim ke customer

🎯 Tujuan

Menjamin bahwa setiap invoice yang keluar sudah akurat, sesuai kontrak, dan legal. Validasi (posting) di Odoo adalah langkah pengesahan agar dokumen menjadi resmi dan masuk ke laporan keuangan.

🔹 Prosedur Validasi Invoice

1. Draft Invoice dibuat Finance Officer dari Sales Order (Confirmed).

2. Cek Field Utama:

   • Customer & Billing Contact = PIC Finance, bukan Procurement.

   • Produk/jasa, Qty, harga, pajak (PPN 11%) sesuai Sales Order.

   • Payment Terms sesuai kontrak (misalnya 50% DP, 50% pelunasan).

   • Invoice Date & Due Date sudah benar.

3. Klik Post → status berubah dari Draft → Posted.

   • Nomor resmi invoice otomatis dibuat (INV/…).

   • Invoice masuk ke Accounts Receivable (AR).

4. Setelah divalidasi → baru boleh dikirim ke customer via Send by Email.

🔎 Contoh Kasus – PT Sinar Jaya Abadi

• Draft Invoice: INV/PT-SJA/001

  • Total: Rp 166.500.000 (termasuk PPN).

  • Payment Terms: 50% DP, 50% pelunasan.

• Validasi dilakukan Finance Officer.

• Status berubah menjadi Posted.

• Invoice resmi dikirim ke Rina (Finance Supervisor).

🎯 Manfaat Validasi

• Mencegah pengiriman invoice dengan angka salah.

• Menjamin data AR akurat → cash flow terkontrol.

• Memberikan audit trail yang jelas (kapan invoice diterbitkan).

• Memastikan hanya invoice resmi yang dipakai untuk penagihan.

⚠️ Risiko Jika Tidak Divalidasi

• Invoice dikirim masih draft → tidak dianggap resmi.

• Bisa terjadi dispute → customer menolak bayar.

• Laporan AR salah → manajemen salah ambil keputusan.

📍 Setelah validasi invoice, kita masuk ke aturan berikut: Semua data CRM dianggap confidential.