Sales Manager: review pipeline, approve quotation

🎯 Tujuan

Mengontrol kualitas funnel & kesesuaian komersial sebelum dokumen melangkah ke tahap kontraktual (Sales Order) dan finansial (Invoice).

🔎 Tanggung Jawab Inti

1. Review Pipeline (mingguan)

• Cek distribution by stage, aging per stage, weighted revenue, dan deal At Risk (>30 hari di stage yang sama).

• Pastikan ≥95% opportunity punya Next Activity aktif.

• Validasi probability vs bukti progres (meeting notes, email, LoI).

2. Approval Quotation (harian)

• Pastikan harga, diskon, payment terms, pajak sesuai kebijakan.

• Verifikasi scope/produk sinkron dengan kebutuhan di CRM & catatan meeting.

• Tandai siap kirim atau kembalikan ke Sales Admin untuk revisi.

🧩 Alur Operasional

1. Open Review

   • Masuk CRM → Reporting (Pipeline Analysis) & Sales → Quotations (Draft).

2. Prioritization

   • Fokus 3–5 deal terbesar/terdekat expiry; cek Validity Date quotation.

3. Detail Check Quotation

   • Customer & contact yang benar (Procurement untuk quotation).

   • Item/layanan & deskripsi jelas (hindari ambiguitas scope).

   • Taxes (PPN 11%) terpasang; Payment Terms sesuai kontrak.

   • Attachment pendukung (SOW, timeline implementasi) bila perlu.

4. Decision

   • Approve → status “Approved Quotation”, siap Send by Email.

   • Request Changes → beri komentar spesifik (harga, syarat, wording).

5. Coaching & Hand-off

   • Catat insight (objection, kompetitor) → feed-back ke Sales Executive.

   • Minta Sales Admin siapkan versi final bila ada revisi harga/terms.

📐 Matriks Otorisasi (contoh kebijakan)

• Diskon ≤5% → approval Sales Manager.

• Diskon >5–10% atau nilai > Rp 250.000.000 → Sales Manager + Finance Manager.

• Termin >30 hari (kredit) → perlu cek kredit & persetujuan Finance.

(Sesuaikan dengan kebijakan perusahaan Anda.)

✅ Checklist Persetujuan Quotation

• Customer & PIC benar (Procurement).

• Produk/layanan & deskripsi lengkap.

• Harga & diskon sesuai kebijakan.

• Payment Terms & Validity Date realistis.

• Taxes benar (PPN 11%).

• Lampiran SOW/timeline (jika wajib).

• Komentar/notes untuk Sales Executive (jika ada negosiasi lanjutan).

🧪 Contoh Singkat – PT Sinar Jaya Abadi

• Quotation: Rp 166.500.000, PPN 11%, Terms: 50% DP / 50% after go-live, Validity: 30 hari.

• Review Manager: OK (harga & scope sesuai), tambahkan catatan SLA di Notes.

• Action: Approve → Sales Admin Send by Email ke Andi (Procurement).

📊 KPI yang Dipantau Manager

• Forecast Accuracy (Pipeline vs realisasi Won).

• Win Rate & Average Sales Cycle.

• % Quotation on-time (SLA pembuatan & pengiriman).

• Rework Rate (quotation yang harus direvisi ulang).

⚠️ Kesalahan Umum & Pencegahan

• Kontak salah (billing vs procurement) → pastikan PIC sesuai dokumen.

• Terms tidak konsisten dengan proposal/negosiasi → kunci di template.

• Diskon ad-hoc tanpa otorisasi → pakai approval matrix.

• Expiry terlewat → monitor Validity Date di dashboard.

Berikutnya kita masuk ke Finance Officer: buat invoice, kirim ke customer.