Save & Send by Email

🎯 Tujuan

Mengirim Quotation resmi ke customer langsung dari Odoo, lengkap dengan PDF terlampir, jejak kirim di Chatter, dan penjadwalan Next Activity untuk follow-up.

🔹 Langkah Operasional

1. Save

   • Setelah mengisi semua field di Quotation, klik Save (kanan atas).

2. Generate PDF (opsional, untuk cek tampilan)

   • Klik Print → Quotation / Order untuk melihat PDF.

   • Cek logo perusahaan, alamat, item, pajak, total, dan syarat.

3. Send by Email

   • Klik tombol Send by Email.

   • Odoo akan membuka jendela composer:

     • To: otomatis terisi dengan Contact Person (contoh: Andi Setiawan).

     • Subject: otomatis dari template (edit bila perlu).

     • Body: gunakan template, lalu sesuaikan salam & poin utama.

     • Attachments: PDF quotation ter-attach otomatis (cek ada/benar).

4. Pilih / Sesuaikan Template

   • Drop-down Use Template → pilih Quotation: Standard.

   • Cek merge fields (nama, nomor dokumen, total, due date).

5. Tambahkan CC/BCC (opsional)

   • CC ke atasan contact (bila perlu).

   • CC internal (Sales Manager) untuk visibilitas.

   • BCC ke email arsip perusahaan (jika ada kebijakan).

6. Kirim

   • Klik Send.

   • Notifikasi “Message sent” muncul, jejak email masuk ke Chatter dokumen.

7. Buat Next Activity (Follow-up)

   • Klik Activity → Schedule Activity:

     • Type: Call / Email / Meeting

     • Summary: Follow-up Quotation SO/PT-SJA/001

     • Due Date: 2–3 hari kerja dari tanggal kirim

     • Assigned to: Salesperson (contoh: Budi)

🔎 Contoh Subject & Body (siap pakai)

Subject: Quotation SO/PT-SJA/001 – Implementasi Odoo ERP (Berlaku s.d. 31/10/2025)

Body (singkat & profesional):

Halo Pak Andi,

Terlampir penawaran resmi untuk Implementasi Odoo ERP (Core + Accounting).
Ringkasannya:
• Total termasuk PPN 11%: Rp 184.815.000
• Payment Terms: 50% DP, 50% setelah go-live
• Masa berlaku penawaran: s.d. 31/10/2025

Jika ada pertanyaan atau perlu penyesuaian scope, mohon informasikan.
Kami siap jadwalkan sesi tanya jawab kapan pun Bapak berkenan.

Terima kasih,
Budi – Sales Team Bali

✅ Best Practice

• Periksa lampiran: pastikan PDF ikut terkirim.

• Cantumkan Validity Date jelas di email.

• Set Next Activity setiap kali kirim quotation (hindari lupa follow-up).

• Gunakan template agar konsisten; simpan custom template jika sudah final.

• Log setiap interaksi di Chatter (email masuk/keluar, catatan call).

⚠️ Kesalahan Umum (dan cara hindari)

• Email tujuan salah → selalu tarik dari Contact Person (child contact), bukan email umum.

• Lampiran tidak ada → cek panel Attachments sebelum klik Send.

• Tidak menjadwalkan follow-up → langsung buat Next Activity setelah kirim.

Selanjutnya kita masuk ke C. Dampak Data dalam modul Sales (apa yang terjadi setelah quotation terkirim & progress-nya terhadap alur berikutnya).