Job Description
🎯 Tujuan
Menegaskan peran tiap fungsi agar alur Sales Order → Invoice → Payment → Reporting berjalan rapi, tanpa pekerjaan tumpang-tindih.
🧩 Peran & Tanggung Jawab Ringkas
Finance Officer
Membuat invoice dari Sales Order (Regular/DP/Partial).
Memvalidasi (Post) invoice, kirim via Send by Email/PDF.
Menjadwalkan follow-up jatuh tempo (Next Activity) & reminder.
Koordinasi dengan Sales jika ada koreksi penagihan/termin.
Accountant
Register Payment (bank/cash), rekonsiliasi, dan alokasi ke invoice.
Memantau Aging AR, Overdue, dan melakukan penyesuaian (credit note jika perlu).
Menutup periode, memastikan posting jurnal tepat akun (Revenue, Tax, AR).
Sales Executive
Menjembatani klarifikasi invoice dengan customer.
Update status komersial (PO diterima, milestone tercapai) untuk trigger penagihan.
Sales Admin
Menjamin konsistensi data dari Quotation/SO ke invoice (produk, harga, terms).
Membantu pembuatan down payment invoice sesuai kontrak.
Sales Manager
Memantau KPI Billing vs Target, DSO, dan efektivitas penagihan.
Mengarahkan prioritas collection bersama Finance untuk akun berisiko.
Finance Manager / Controller (bila ada)
Menyetujui kebijakan credit limit, payment terms, dan penagihan khusus.
Menyusun kebijakan SOP AR, review kepatuhan pajak (PPN), dan audit trail.
🔗 Titik Serah (Hand-off) Penting
SO Confirmed (Sales) → Finance Officer (Invoice)
Data customer, item, pajak, terms otomatis terbawa.Invoice Posted (Finance Officer) → Accountant (Payment)
Siap ditagih & dicatat pembayarannya.Issue/Dispute (Customer) → Sales Executive + Finance
Klarifikasi scope, termin, atau koreksi (credit note).
📊 Indikator Kinerja Utama (contoh)
Billing Achievement (nilai invoice posted per periode).
DSO / Days Sales Outstanding.
Overdue Ratio & Collection Rate.
Invoice Accuracy (butuh koreksi/credit note ≤ 2%).
Selanjutnya kita masuk ke detail Finance Officer: membuat & mengirim invoice.
