Approve Quotation → oleh Sales Manager

🎯 Tujuan

Sales Manager memastikan bahwa setiap Quotation sesuai dengan kebijakan perusahaan sebelum dikirim ke customer. Approval ini penting agar tidak ada kesalahan harga, produk, atau syarat pembayaran yang bisa merugikan perusahaan.

🔹 Langkah Operasional

1. Review Quotation Draft

   • Masuk ke Sales → Quotations.

   • Pilih quotation yang dibuat Sales Admin.

2. Periksa Field Penting

   • Customer & Contact Person → pastikan sesuai dengan PIC.

   • Produk/Jasa → cocok dengan kebutuhan customer.

   • Harga & Diskon → sesuai kebijakan harga.

   • Payment Terms → valid (misalnya 50% DP, 50% pelunasan).

   • Validity Date → cukup masuk akal (biasanya 30 hari).

3. Tambahkan Catatan Jika Perlu

   • Revisi deskripsi produk/jasa.

   • Tambahkan syarat & ketentuan (misalnya SLA support).

4. Approve & Validasi

   • Jika sudah sesuai → ubah status ke Quotation Approved.

   • Jika perlu revisi → kembalikan ke Sales Admin dengan catatan.

5. Siap Dikirim ke Customer

   • Setelah approve, quotation bisa dikirim ke contact billing/procurement.

🔎 Contoh Kasus – PT Sinar Jaya Abadi

• Draft quotation dari Sales Admin:

  • Produk: Odoo Implementation Package.

  • Total = Rp 166.500.000.

  • Payment Terms: 50% DP, 50% pelunasan.

• Sales Manager review:

  • Semua data sesuai → approve quotation.

  • Status berubah ke Approved Quotation.

  • Dokumen siap dikirim ke Andi (Procurement Manager).

🎯 Manfaat untuk Kita

• Mengurangi risiko kesalahan harga/produk.

• Menjaga kepatuhan terhadap kebijakan diskon & termin pembayaran.

• Memberikan rasa percaya diri ke tim sales karena dokumen sudah dicek.

📍 Setelah quotation disetujui, tahap selanjutnya adalah Create Invoice → oleh Finance Officer.