Memberikan standar operasional (SOP) dan job description

Selain menyediakan panduan teknis untuk input data, tutorial ini juga bertujuan untuk memberikan kerangka standar kerja berupa Standard Operating Procedure (SOP) dan Job Description (JD) bagi setiap peran yang terlibat dalam penggunaan CRM Odoo 18 CE.

Hal ini penting karena keberhasilan implementasi CRM tidak hanya bergantung pada sistem, tetapi juga pada disiplin dan konsistensi pengguna dalam mengikuti alur kerja yang telah ditentukan.

A. Standard Operating Procedure (SOP)

SOP disusun untuk memastikan bahwa setiap aktivitas yang dilakukan di dalam sistem memiliki alur yang seragam, terdokumentasi, dan terukur. Contoh SOP yang akan dijelaskan dalam tutorial ini antara lain:

1. Input Kontak Baru

   • Semua kontak baru dimasukkan oleh Sales Admin melalui modul Contacts.

   • Setiap data wajib diverifikasi (nama, alamat, email, nomor telepon).

   • Kontak yang belum diverifikasi tidak boleh dipakai sebagai lead.

2. Pengelolaan Lead/Opportunity

   • Sales Executive wajib membuat lead baru dari setiap prospek.

   • Pipeline harus diperbarui setiap hari sesuai progres.

   • Deal yang ditutup (Won/Lost) harus ditandai dengan alasan yang jelas.

3. Pembuatan Quotation & Sales Order

   • Sales Admin membuat draft quotation berdasarkan opportunity yang dinyatakan Won.

   • Quotation harus diverifikasi dan disetujui oleh Sales Manager sebelum dikirim ke pelanggan.

4. Pembuatan Invoice

   • Finance Officer membuat invoice setelah Sales Order dikonfirmasi.

   • Invoice harus divalidasi sebelum dikirim.

   • Pembayaran dicatat oleh Accountant untuk keperluan rekonsiliasi.

5. Pelaporan & Analisis

   • Sales Manager meninjau pipeline report mingguan.

   • Management menggunakan dashboard CRM untuk memantau kinerja tim.

B. Job Description (JD)

Setiap peran memiliki tanggung jawab spesifik dalam penggunaan CRM:

• Sales Admin

  • Input data kontak dan update informasi pelanggan.

  • Membuat draft quotation berdasarkan arahan Sales Executive.

• Sales Executive

  • Mengelola lead dan opportunity dalam pipeline.

  • Melakukan follow-up prospek hingga closing.

• Sales Manager

  • Menyetujui quotation sebelum dikirim.

  • Memantau performa tim melalui report & dashboard.

• Marketing Officer

  • Menjalankan campaign untuk menghasilkan lead baru.

  • Memberi segmentasi/tag pada kontak.

• Finance Officer

  • Membuat invoice berdasarkan Sales Order.

  • Mengirimkan invoice ke pelanggan.

• Accountant

  • Mencatat pembayaran dan melakukan rekonsiliasi.

  • Menyusun laporan keuangan terkait penjualan.

Dengan adanya SOP dan JD ini, diharapkan setiap pengguna memiliki kejelasan peran, sehingga alur operasional CRM menjadi lebih teratur, efisien, dan akuntabel.