Finance Officer: buat invoice, kirim ke customer

🎯 Tujuan

Menerbitkan invoice resmi dari Sales Order yang sudah dikonfirmasi, lalu mengirimnya ke billing contact yang tepat dengan reminder terjadwal.

🔧 Langkah Operasional (End-to-End)

1. Ambil dari Sales Order (SO)

• Menu: Sales → Orders → Sales Orders → pilih SO (Confirmed)

• Klik Create Invoice → pilih tipe:

  • Regular (100%)

  • Down Payment (persentase/nominal)

  • Partial (milestone)

2. Review Draft Invoice

• Customer & Billing Contact: pastikan child contact Finance (bukan Procurement).

• Invoice Lines: produk/jasa, Qty, Unit Price, Taxes (PPN 11%).

• Payment Terms: sesuai kontrak (mis. 50% DP, 50% setelah go-live).

• Invoice Date & Due Date: auto dari terms (mis. Net 15/30).

3. Validate (Post)

• Klik Post → status: Draft → Posted, nomor resmi terbit (INV/…).

4. Kirim ke Customer

• Klik Send by Email

  • To: Billing contact (mis. Rina Kartika – Finance)

  • CC: Procurement (Andi) & Sales Executive (Budi)

  • Template email + PDF invoice terlampir

• Log pengiriman tercatat di Chatter.

5. Set Reminder (Collection)

• H−3 sebelum due date → Email Reminder.

• H+3 jika overdue → Call Reminder.

• H+7 eskalasi ke Finance Manager.

🧪 Contoh – PT Sinar Jaya Abadi

• SO: SO/PT-SJA/001 (Total Rp 166.500.000).

• Jenis: Down Payment 50% → invoice pertama Rp 83.250.000 (sudah termasuk PPN).

• Billing Contact: Rina Kartika (Finance Supervisor).

• Due Date: 15 hari dari Invoice Date.

• Aksi: Post → INV/PT-SJA/001 → Send by Email + set H−3 reminder.

Subject email (contoh):
INV/PT-SJA/001 – Implementasi Odoo ERP (Jatuh Tempo 20/10/2025)

Body singkat:
“Halo Ibu Rina, terlampir invoice INV/PT-SJA/001 total Rp 166.500.000 (PPN 11% inklusif). Jatuh tempo 20/10/2025. Payment terms: 50% DP, 50% setelah go-live. Terima kasih.”

✅ Best Practice

• Selalu kirim ke billing contact (child contact Finance).

• Cek PDF terlampir & nomor rekening perusahaan di template.

• Gunakan template standar (subjek, badan email, tanda tangan).

• Jadwalkan Next Activity setiap kirim/ingatkan invoice.

• Dokumentasikan perubahan via credit note bila ada koreksi.

⚠️ Kesalahan Umum & Cara Hindari

• Due date/terms salah → pastikan terms benar di SO & invoice.

• Pajak tidak terpasang → verifikasi tax di product & invoice line.

• Kirim ke PIC yang salah → pilih Finance contact, bukan Procurement.

• Tanpa reminder → aktifkan H−3/H+3 untuk menjaga cash-in.

📊 Dampak & Output

• Invoice Posted → otomatis menambah Accounts Receivable & Revenue.

• Muncul di AR Aging, Overdue, dan Customer Statement.

• Siap dilanjutkan ke Register Payment & Reconcile oleh Accountant.

Selanjutnya kita bahas Accountant: rekonsiliasi, laporan keuangan.