PnP Procedure & Policy

🔹 Kenapa PnP Penting?

Tanpa prosedur & kebijakan yang jelas, sistem CRM–Sales–Finance di Odoo bisa berjalan tidak konsisten. Akibatnya:

• Data customer duplikat atau tidak valid.

• Pipeline tidak mencerminkan kondisi nyata.

• Quotation/invoice salah kirim → menurunkan kredibilitas perusahaan.

• Laporan keuangan tidak akurat → cash flow sulit diprediksi.

🔹 Framework PnP di Odoo

1. People (Siapa yang bertanggung jawab)

   • Sales Admin → Data entry & dokumen awal.

   • Sales Executive → Follow-up & closing.

   • Sales Manager → Approval & review.

   • Finance Officer → Billing & reminder.

   • Accountant → Rekonsiliasi & laporan.

2. Process (Bagaimana prosedurnya)

   • Input → Validation → Approval → Execution → Reporting.

   • Semua langkah wajib melalui workflow standar di Odoo (tidak manual/luar sistem).

3. Policy (Aturan yang mengikat)

   • SLA follow-up → max 3 hari setelah quotation.

   • Aturan diskon & termin pembayaran → sesuai matriks otorisasi.

   • Invoice hanya valid bila dibuat dari Sales Order yang confirmed.

🔎 Contoh Penerapan PnP

• Kontak baru masuk dari campaign → divalidasi Sales Admin.

• Lead dibuat oleh Sales Executive → langsung masuk ke pipeline “New”.

• Quotation draft disiapkan Sales Admin → wajib approval Sales Manager.

• Invoice dibuat Finance Officer → billing contact harus Finance.

• Pembayaran masuk → direkonsiliasi oleh Accountant → otomatis update AR Aging.

🎯 Hasil dari PnP yang Baik

• Data konsisten → semua modul terintegrasi dengan mulus.

• Forecast & laporan akurat → keputusan manajemen lebih tepat.

• Tanggung jawab jelas → tidak ada overlap antar-role.

• Customer experience meningkat → dokumen rapi, follow-up tepat waktu.

📍 Setelah fondasi PnP ini jelas, kita siap masuk ke aturan praktis pertama: Semua kontak harus divalidasi sebelum menjadi lead.