Semua kontak harus divalidasi sebelum menjadi lead

🎯 Tujuan

Menjamin bahwa hanya kontak valid yang dipakai sebagai dasar pembuatan Lead/Opportunity. Hal ini menghindari error di alur berikutnya (quotation, invoice, reporting).

🔹 Prosedur Validasi

1. Sales Admin wajib melakukan pemeriksaan saat membuat kontak baru di modul Contacts:

   • Nama perusahaan lengkap.

   • Alamat & nomor telepon aktif.

   • Email domain valid (bukan email dummy/@test).

   • NPWP / Tax ID bila relevan.

2. Child Contact Wajib:

   • Procurement/Operational → untuk quotation.

   • Finance/Accounting → untuk invoice.

3. Cek Duplikasi

   • Gunakan fitur Search di Odoo sebelum membuat entry baru.

   • Jika ada duplikat → merge atau update data lama, jangan buat baru.

4. Tag & Segmentasi

   • Tambahkan tag untuk kategori prospek (Retail, VIP, Distributor, dsb.).

   • Tag ini akan dipakai Marketing untuk campaign & segmentasi CRM.

🔎 Contoh Kasus – PT Sinar Jaya Abadi

• Valid:

  • Company: PT Sinar Jaya Abadi.

  • Contact Procurement: Andi Setiawan (email: andi@sinarjaya.co.id).

  • Contact Finance: Rina Kartika (email: finance@sinarjaya.co.id).

  • Tag: Prospect ERP.

• Tidak Valid:

  • Company: PT Sinar Jaya (tanpa alamat lengkap).

  • Hanya ada contact Procurement, Finance tidak ditambahkan.

  • Email umum: sinarjaya@gmail.com.

  • Tidak ada tag.

🎯 Manfaat Validasi

• Sales → tidak salah kirim quotation (ke Finance vs Procurement).

• Finance → invoice terkirim ke PIC yang tepat, mengurangi keterlambatan pembayaran.

• Marketing → campaign lebih terarah karena database sudah bersih.

• Manajemen → laporan pelanggan akurat, tanpa duplikasi.

📍 Setelah kontak valid, barulah kontak tersebut bisa dipakai untuk membuat Lead/Opportunity. Selanjutnya kita bahas aturan berikut: Semua update pipeline dilakukan harian.