Step by Step Entry Data Lead

Bagian ini menyiapkan semua yang harus dicek & disiapkan sebelum kita benar-benar membuat Lead di Odoo. Tujuannya agar saat nanti klik Create, input berjalan cepat, konsisten, dan siap dipakai lintas modul.

1) Pra-Syarat & Peran

• Peran utama: Sales Executive (owner lead), dibantu Sales Admin (validasi data kontak).
• Hak akses minimal: akses read/write ke Contacts dan CRM (Pipeline/Leads).
• Tim & owner: pastikan Salesperson dan Sales Team yang akan menerima lead sudah ditentukan (contoh: Budi di tim Sales Retail Indonesia).

2) Data yang Perlu Disiapkan (Dummy)

Gunakan paket data berikut agar latihan konsisten dengan contoh sebelumnya:

Jika Contacts belum ada, siapkan juga alamat perusahaan & child contact (Andi & Rina) seperti yang sudah kita buat di modul Contacts.

3) Aturan Penamaan & Konvensi (Supaya Rapi)

• Opportunity/Lead Name = [Produk/Layanan] – [Nama Perusahaan]
  • Contoh: Implementasi Odoo ERP – PT Sinar Jaya Abadi
• Tag awal: Prospek, Retail (opsional ditambah Inbound/Campaign).
• Dokumentasi sumber di Description/Notes: cantumkan campaign name atau event.

4) Checklist Integritas Data (Anti Typo)

• ✅ Email contact person valid (hindari info@… bila ada email personal kerja).
• ✅ Nomor mobile contact person ada (untuk call/WA).
• ✅ Company & child contact sudah ada di Contacts.
• ✅ Salesperson & Sales Team terpilih dengan benar (routing).
• ✅ Expected Revenue realistis (boleh konservatif, bisa diupdate nanti).

Tujuan checklist: menghindari lead “macet” karena data tidak lengkap—yang ujungnya mengganggu pipeline & SLA follow-up.

5) Mapping Field dari Contacts ke Lead (yang akan auto-terisi)

Saat nanti lead dibuat dan kita memilih Customer + Contact Person, Odoo akan menarik otomatis:

• Company, Contact Person, Email, Phone/Mobile, Address
• Ini mempercepat pengisian dan mengurangi typo. Kita tinggal lengkapi Expected Revenue, Stage awal, Next Activity, dan Tags.

6) Definisi Field yang Wajib Kita Siapkan

Sebelum klik Create, pastikan sudah tahu apa yang ingin diisi:

• Opportunity/Lead Name → Implementasi Odoo ERP – PT Sinar Jaya Abadi
• Customer → PT Sinar Jaya Abadi
• Contact Person → Andi Setiawan
• Expected Revenue → Rp 150.000.000 (awal)
• Salesperson → Budi | Sales Team → Sales Retail Indonesia
• Tags → Prospek, Retail
• Next Activity → Meeting: Presentasi Solusi ERP, Kamis 10:00 WITA
• Notes → Butuh penjelasan after-sales support & SLA; sumber: Email Campaign Prospek Retail.

7) Dampak & Tujuan Pengisian yang Benar

• CRM → lead siap dikonversi ke opportunity tanpa re-type data.
• Sales → saat quotation dibuat, data Andi & PT Sinar Jaya Abadi sudah otomatis terisi.
• Accounting → nanti invoice dapat diarahkan ke Rina (Finance) tanpa tanya ulang.

8) Output yang Kita Harapkan Setelah Create

• Lead tampil di kanban “New/Qualified” sesuai setelan tahap awal.
• Owner jelas (Budi) & tim tepat (Sales Retail Indonesia).
• Next Activity tercatat agar follow-up tidak terlewat.
• Expected Revenue muncul di laporan pipeline (untuk forecasting awal).