Create Invoice → oleh Finance Officer
🎯 Tujuan
Finance Officer membuat invoice resmi dari Sales Order (SO) yang sudah dikonfirmasi customer. Invoice ini menjadi dasar penagihan ke customer dan otomatis terhubung ke Accounting (AR).
🔹 Langkah Operasional
Akses Sales Order yang sudah Confirmed
Masuk ke Sales → Orders → Sales Orders.
Pilih SO yang statusnya sudah Confirmed (contoh: SO/PT-SJA/001).
Klik Create Invoice
Pilih tipe invoice:
Regular Invoice (100%)
Down Payment (DP) (persentase atau nilai tertentu)
Partial Invoice (berdasarkan milestone).
Review Draft Invoice
Customer & Contact Billing → pastikan child contact Finance (contoh: Rina Kartika).
Produk/Jasa, Qty, Harga, Taxes → otomatis terisi dari SO.
Payment Terms → sesuai kontrak (contoh: 50% DP, 50% pelunasan).
Invoice Date & Due Date → sistem hitung otomatis sesuai terms.
Validate (Post)
Klik Post → invoice berubah status dari Draft → Posted.
Nomor invoice resmi terbit (contoh: INV/PT-SJA/001).
Kirim Invoice ke Customer
Klik Send by Email.
Lampiran: PDF Invoice.
Kirim ke Rina Kartika (Finance Supervisor), CC ke Andi (Procurement) dan Sales Executive.
🔎 Contoh Kasus – PT Sinar Jaya Abadi
SO/PT-SJA/001 = Rp 166.500.000.
Finance Officer pilih Down Payment 50%.
Draft Invoice otomatis terisi:
Customer: PT Sinar Jaya Abadi.
Contact Billing: Rina Kartika.
Produk: Implementasi Odoo ERP.
Subtotal: Rp 150.000.000.
PPN 11%: Rp 16.500.000.
Total = Rp 166.500.000.
DP = Rp 83.250.000.
Setelah dicek → Post → nomor resmi terbit: INV/PT-SJA/001.
Invoice dikirim via email ke Rina.
🎯 Manfaat untuk Kita
Invoice otomatis konsisten dengan Sales Order.
Tidak ada input ulang → meminimalkan human error.
Dokumen siap ditindaklanjuti ke pembayaran & rekonsiliasi.
Langsung masuk ke laporan AR (Accounts Receivable).
📍 Setelah invoice dibuat & dikirim, tahap berikutnya adalah Reconcile Payment → oleh Accountant.
